«Έχουμε μπει σε μία περίοδο όπου ο καθένας πλέον καταλαβαίνει την αναγκαιότητα και τις δράσεις της εθνικής ψηφιακής στρατηγικής», ανέφερε ο υπουργός Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης Νίκος Παππάς, όταν παρουσίασε τον Απρίλιο από κοινού με την υπουργό Διοικητικής Ανασυγκρότησης Όλγα Γεροβασίλη, το έργο «Κεντρική υποδομή για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των φορέων του Δημοσίου με προηγμένες ψηφιακές υπογραφές», το οποίο υλοποιείται με χρηματοδότηση από το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων.
Δείτε ΕΔΩ το σχετικό βίντεο της παρουσίασης του έργου στο Αμφιθέατρο του υπουργείου Ψηφιακής Πολιτικής.
Σήμερα είναι η καταληκτική ημέρα για την κατάθεση των προσφορών για ένα έργο, που πραγματικά θα αλλάξει καταλυτικά τον εσωτερικό τρόπο διακίνησης εγγράφων στον Δημόσιο τομέα και θα εξοικονομήσει σημαντικά ποσά σε ετήσια βάση, τα οποία και θα αποσβέσουν άμεσα την αρχική επένδυση από το ΠΔΕ.
Σύμφωνα με την νομική προετοιμασία υποχρεωτική κατέστησε τη χρήση ΤΠΕ για την έκδοση διοικητικών πράξεων και λοιπών εγγράφων από τους φορείς του Δημοσίου το Άρθρο 24 του νόμου 4440/2016 «Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα». Όλες οι διαδικασίες όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση υπογραφής, η χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, η εσωτερική διακίνηση, καθώς και η αρχειοθέτησή τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.) με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.
Επίσης το ίδιο άρθρο αναφέρει ότι το Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης και το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης μεριμνούν για την ανάπτυξη και λειτουργία κεντρικού ηλεκτρονικού συστήματος για την αυτόματη ηλεκτρονική ανταλλαγή και διακίνηση εγγράφων μεταξύ των φορέων του Δημοσίου, καθώς και για την ανταλλαγή εγγράφων με φορείς άλλων χωρών.
Το κεντρικό αυτό ηλεκτρονικό σύστημα, το οποίο παρέχεται ως υπηρεσία σε όλους τους φορείς του Δημοσίου, αξιοποιεί για τη λειτουργία του το Ψηφιακό Οργανόγραμμα της δημόσιας διοίκησης και τοπικής αυτοδιοίκησης(θα αναπτυχθεί σύμφωνα με το άρθρο 16 του ίδιου νόμου). Κάθε φορέας μεριμνά για τη διαλειτουργία της υφιστάμενης υποδομής, διαχείρισης εγγράφων ή του Σ.Η.Δ.Ε., που διαθέτει με το κεντρικό αυτό σύστημα.
Είναι ένα πολύ σημαντικό βήμα για την δημόσια διοίκηση και για τους δήμους που μειώνει χρόνους, αυξάνει την αποτελεσματικότητα και δίνει και μια σύγχρονη εικόνα στον πολίτη, όμως αν δεν γίνει με σωστό και ολοκληρωμένο τρόπο, όπως αποδείχθηκε, φέρνει περισσότερα προβλήματα απ’ ότι λύνει. Όταν το Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο δεν συνοδεύεται με ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων που να συνδέεται με όλες τις υπηρεσίες τις διευθύνσεις και τα τμήματα ενός οργανισμού, τότε δημιουργεί παραπάνω καθυστερήσεις και απαιτεί περισσότερες εργατοώρες.
Σήμερα που οι υπηρεσίες και οι αρμοδιότητες των δήμων έχουν αυξηθεί, η απλή τήρηση ενός ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις που έχουν προκύψει. Τα κύρια προβλήματα με την αύξηση του όγκου εργασίας είναι:
• Ο φορέας χειρίζεται μεγάλο όγκο πληροφορίας.
• Η διακίνηση των εγγράφων με φυσικό τρόπο αποτελεί χρονοβόρα και κοστοβόρα διαδικασία.
• Πολλά έγγραφα του πρωτοκόλλου που διανέμονται σε πολλούς υπαλλήλους, φωτοτυπούνται πολλαπλές φορές, έχοντας ως συνέπεια την αύξηση του κόστους για γραφική ύλη, αναλώσιμα αλλά και για εργατοώρες που απαιτούνται.
• Απώλεια εγγράφων λόγω της φυσικής διακίνησης αυτών, μεταξύ στελεχών του φορέα.
• Έγγραφα διπλό-καταχωρούνται και διπλό-πρωτοκολλούνται από διαφορετικές πηγές (email, fax, ταχυδρομείο, courier κτλ).
• Αδυναμία παρακολούθησης της πορείας των εγγράφων, της κατάστασης τους και των ενεργειών που έχουν γίνει σε αυτά.
• Δυσχερή διαδικασία αναζήτησης των εγγράφων στο φυσικό αρχείο.
• Αδυναμία παρακολούθησης των χρονοδιαγραμμάτων διεκπεραίωσης.
• Η μη καταγεγραμμένη διαδικασία δεν μπορεί να βελτιστοποιηθεί ώστε να προσφέρει καλύτερα αποτελέσματα στον οργανισμό.
• Αδυναμία λήψης αποφάσεων που βασίζονται σε πραγματικά δεδομένα λόγω έλλειψης μετρήσιμων μεγεθών και στοιχείων.
• Αδυναμία ελέγχου επαναλαμβανόμενων διαδικασιών
